Переход на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде для работающих граждан добровольный. Заявить о своем выборе работник может, подав соответствующее заявление работодателю до 31 декабря 2020 года включительно. У тех граждан, кто впервые устроится на работу с 2021 года, все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Независимо от выбора гражданина работодатели представляют в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности работников в электронном виде. Эти сведения, в свою очередь, отражаются на индивидуальных лицевых счетах граждан, открытых в системе персонифицированного учета ПФР.

Информация о поданном работником заявлении о выборе варианта ведения трудовой книжки также включается в сведения о трудовой деятельности, которые представляет работодатель для хранения в информационных ресурсах ПФР. 

Работники, выбравшие электронную трудовую книжку, получают бумажную трудовую на руки с соответствующей записью о сделанном выборе. Бумажная трудовая книжка при этом не теряет своей силы, и ее необходимо сохранять, поскольку она является источником сведений о трудовой деятельности до 2020 года. В электронной версии трудовой книжки фиксируются только сведения начиная с 2020 года.

В том случае, если работником будет принято решение сохранить бумажную трудовую книжку, работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию. 

Работодателям необходимо уведомить работников о праве выбрать форму ведения сведений о трудовой деятельности до 31 октября 2020 года включительно.