О праве сделать выбор между электронной и бумажной трудовой книжкой и о соответствующих изменениях в законодательстве работодатели обязаны уведомить в письменной форме каждого сотрудника до 30 июня 2020 года. Письменное заявление в произвольной форме о сделанном выборе всем работающим гражданам необходимо подать работодателю до 31 декабря 2020 года включительно. 

Гражданам, выбравшим предоставление сведений о трудовой деятельности электронном виде, трудовая книжка выдается на руки, и работодатель не отвечает за ее ведение и хранение. При сохранении работником бумажной трудовой книжки работодатель наряду с оформлением сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде продолжает вносить записи в бумажную трудовую книжку. 

У тех, кто впервые устроится на работу после 31 декабря 2020 года, сведения о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Для работодателей с 2020 года вводится обязанность представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки граждан. Эти сведения будут передаваться ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором осуществлено кадровое мероприятие (прием, перевод, увольнение), либо работником подано заявление о выборе ведения сведений о трудовой деятельности.

При представлении указанных сведений впервые в отношении работника одновременно представляются сведения о его трудовой деятельности в организации по состоянию на 1 января 2020 года. В случае отсутствия в течение 2020 года у работника кадровых мероприятий (прием, перевод, увольнение) или заявления о выборе электронной или бумажной трудовой книжки, сведения о трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года на него представляются не позднее 15 февраля 2021 года.  

Если в течение января 2020 года в организации проведены кадровые мероприятия, то работодатели обязаны направить в ПФР на данных граждан сведения о трудовой деятельности в срок не позднее 17 февраля 2020 года.